Améliorez le traitement de vos Déviations, gagnez en efficacité, en Qualité et en délais grâce à notre méthodologie
Les déviations s’accumulent ? La pression sur les équipes augmente à causes des lots en attente de libération ? Les actions mises en place ne permettent pas d’éliminer réellement la récurrence ? Les investigations prennent trop de temps ou sont faites trop rapidement ? Présenter une déviation en inspection est stressant ?
Bref, vous avez l'impression que votre équipe déploie beaucoup d'effort sur les déviations pour peu de résultat ?
Si vous êtes dans ce cas, la méthodologie ELEMENTAIRE peut vous aider à améliorer votre situation.
Une charge d'investigation et d'approbation des déviations qui diminue de 20 à 30%.
60 à 80% de récurrence en moins de cause sur les déviations majeures et
critiques.
-50% de délais pour l'investigation des déviations mineures (environs 15 jours d'investigation).
Jusqu'à -50% de déviations en cours et -70% de déviations en back-log en 4 mois environs.
Des rapports autoporteurs présentable facilement et rassurant en inspection et audit
La méthode ELEMENTAIRE, au travers de ces rapports autoporteurs, a été identifiée comme une BEST PRACTICE par des inspecteur FDA sur un des sites où elle a été déployée.
Une hétérogénéité dans l'évaluation de la criticité
La criticité des déviations est un élément clé dans ce processus. Pourtant le niveau de criticité n'est pas toujours bien aligné avec le niveau de risque sur le site. Les outils de classification ne permettent pas une évaluation objective et on se retrouve avec une hétérogénéité de décision... Un même évènement étant classé en simple commentaire, en déviation mineure ou en déviation majeure selon la personne qui le classe.
Résultat, c'est la peur qui détermine la criticité, plus qu'un vrai rationnel.
Toutes les déviations sont investiguées de la même manière
L'intention de départ est bonne. Ajuster l'effort d'investigation à la criticité. Dans les faits, sur les sites, le niveau d'investigation est souvent le même quelque soit la criticité entre une déviation mineure et une déviation majeure...
Avec un effort trop important pour les mineures, il n'y a plus assez de capacité pour mettre le bon niveau d'effort sur les majeures...
Les outils et méthode d'investigation conventionnels ne permettent pas vraiment d'ajuster la profondeur d'investigation en fonction du niveau de risque.
Des outils en vracs, mais pas de méthode pas à pas
Les personnes en charge des investigations sont formées à tout un tas d'outil (5M, 5 pourquoi, 8D, QQOQCCP, etc...). Sauf qu'avec cette boîte à outil, difficile de savoir quel outil utiliser et quand...
Résultat, les investigateurs sont face au phénomène de page blanche... Comment démarrer l'investigation? Avec quel outil? Et repousse donc au lendemain au cas où ils sont plus inspirés... Et ce sera pareil le lendemain, jusqu'à 2 jours avant la date butoir...
Cette panoplie d'outil va pousser avoir une approche d'investigation différente pour chaque déviation... Finalement seule la personne qui a investigué est capable de défendre l'investigation... Si elle est encore dans l'entreprise...
Pas de pilotage ou un pilotage inefficace
Sur la majorité des sites, le pilotage des déviations est inexistant ou tiré par la libération, c’est-à-dire que l’on va s’intéresser au traitement d’une déviation au moment où elle devient bloquante pour la libération.
L’impact d’une telle pratique est que sur l’ensemble du temps d’investigation d’une déviation seuls les 3 à 4 derniers jours sont effectifs et dans l’urgence. Face à l’urgence, l’énergie va se focaliser sur la gestion des risques pour assurer la libération correct des lots. La recherche des causes sera partiellement réalisée et n’aboutira sur des vraies causes racine que dans moins de 40% des cas.
L'objectif étant ici de limiter au maximum le "ressenti" de chacun prendre le dessus sur les décisions et d'apporter plus de stabilité dans l'évaluation des évènements inattendus.
La classification des évènements, un enjeu majeur!
Pour éliminer la subjectivité et les échanges difficiles autour de la classification des évènements, nous pensons que l'approche GOD (Gravité Occurrence Détectabilité) est la meilleure approche.
Mais il ne suffit pas de définir une matrice à 3 entrées. Il est nécessaire de travailler sur les différents critères dans le détail. Qu'est-ce qu'une gravité faible ou forte selon le sujet de l'évènement ? etc...
Cette matrice GOD est directement liée à la démarche de gestion des risques.
Un outil = 4 décisions
Avec l'approche GOD, en plus de la criticité des la déviation, nous organisons la matrice pour prendre 3 décisions supplémentaires :
Un comité de décision pour des décisions collégiales
Prendre une décision sur un évènement, tout seul dans son coin, c'est risqué. La décision repose sur la vision d'une seule personne, avec ses appréhensions et ses connaissances limités du sujet.
Organiser un comité de décision quotidien sur les nouveaux évènements permet de prendre des décisions collégiales. En groupe, chacun peut apporter des éléments et sa vision sur les risques identifiés. Ce qui permet de limiter les sur-évaluations et les sous-évaluations.
Une méthode d'investigation standardisée, pas à pas avec des outils spécifiques à chaque étape
Notre méthodologie d'investigation ELEMENTAIRE propose une articulation et une structuration entre les différents outils habituels (5M, 5 Pourquoi, brainstorming et tests d'hypothèses) de manière à optimiser leur utilisation.
Cette articulation permet aussi de faire le lien avec la profondeur d'investigation, en donnant la possibilité de s'arrêter à certaines étapes clées.
Un outil unique pour démarrer n'importe quelle recherche de cause
Pour limiter le phénomène de page blanche et pousser les investigateurs à l'action, nous abordons chaque investigation avec le même outil, le schéma de comparaison des situations.
Cet outil, simple d'utilisation, permet aux investigateurs de se poser des questions sur le fond de l'investigation et de passer moins de temps à se demander comment démarrer l'investigation.
En 1 semaine, maximum, vous avez les causes initiales de votre déviation et selon la profondeur d'investigation, vous pouvez vous arrêter à cette étape (déviations mineures).
Une approche structurée, même pour évaluer les impacts
L'évaluation des risques et des impacts est la partie sur laquelle les investigateurs portent le plus d'attention. Forcément, si l'impact n'est pas bien géré, on risque la destruction de lot...
Pourtant, malgré l'attention apporté à ce sujet, les démarches d'investigations sur ce point sont souvent assez limitées, voir inexistantes et on base la conclusion sur un argumentaire pas toujours structurer.
Notre outil Danger-Risques-Impacts permet de mieux gérer et structurer cette partie de l'investigation.
Des rapports autoporteurs
La rédaction des rapports est souvent une charge en plus, qui se fait à la fin de l'investigation... Ce qui demande un effort non négligeable pour regrouper l'ensemble des informations...
Notre approche ELEMENTAIRE propose un modèle de rapport qui se construit au fur et à mesure de l'investigation. Cela devient un outil d'investigation à part entière.
Une fois l'investigation terminée, le rapport est terminé en même temps. Et grâce à son format et à la standardisation de la méthode d'investigation, ce rapport pourra être facilement défendu par n'importe qui en inspection ou audit client.
Un management visuel visible par tous
Pour un pilotage efficace, la première chose nécessaire est d'avoir un management visuel, affiché directement sur le terrain. Ainsi, en passant devant, en un coup d'œil il est possible de connaitre la situation et d'identifier rapidement les dossiers bloqués.
Le pilotage visuel doit permettre d'afficher les actions prises pour débloquer les sujets bloqués. Il doit être simple à mettre à jour.
Il peut être physique, un tableau blanc, avec le visuel adapté ou digital, avec un écran tactile pour faire prendre les notes directement sur le visuel.
Un rituel à la bonne fréquence pour faire avancer les sujets
Le management visuel et les indicateurs, sans le rituel, ne servent à rien. Le rituel est un point rapide, au cours du quel les acteurs clés sont réunis, devant le management visuel.
L'objectif du rituel est de faire prendre et suivre des actions pour débloquer les sujets bloqués. Il ne s'agit pas d'aborder le fond des sujets mais bien de faire avancer les sujets.
Nous structurons les rituels en définissant les bons participants, l'ordre du jour et le rôle de chacun, avec une fréquence de 15 minutes tous les jours.
L'automatisation du traitement des données pour mettre à jour le pilotage
Nous avons développé un outil de traitement des données qui vous permet de gagner du temps.
Si vous ne souhaitez pas interconnecter votre système avec notre outil, vous n'aurez qu'une extraction à faire pour préparer les rituels pour mettre à jour les données.
Si vous souhaitez interconnecter votre système avec notre outil, vous n'aurez aucune action à faire.
Vous disposez ainsi de vos KPI à jour en temps réel, à tout moment pour une charge de travail négligeable, voir nulle. Plus besoin de passer 1 journée ou plus chaque mois pour faire vos reporting!
Des investigateurs dédiés pour plus d'efficacité
La solution idéale pour maintenir une bonne performance sur le traitement des déviations est l'organisation avec des investigateurs dédiés.
Les investigateurs dédiés sont des personnes dont le métier est uniquement de mener des investigations, que ce soit Qualité ou autre si besoin.
A partir de 10 déviations par semaine ouvertes, il devient pertinent de mettre en place ce type d'organisation.
4 avantages des investigateurs dédiés
Avoir des investigateurs dédiés permet :
Que les déviations "n'attendent" pas que quelqu'un soit disponible pour être traitée, mais plutôt est prise en charge immédiatement.
La gestion de charge-capacité des investigateurs est plus simple. En cas de pic de déviation il est plus facile d'anticiper les risques de dérive.
La formation des investigateurs est simplifiée.
Il est plus simple d'assurer une homogénéité d'approche entre les investigateurs.
Dans le cadre de nos accompagnements pour améliorer le traitement des déviations, nous pouvons intervenir selon 4 axes principaux, indépendants les uns des autres. En avançant sur les 4 axes en même temps, nous sommes en mesure de faire de synergie entre les sujets, allégeant la méthodologie et notre intervention.
Améliorer les prises de décision et les investigations
Mettre en place un pilotage efficace des déviations
Revoir l'organisation pour dédier des investigateurs aux déviations
Assurer un renfort de ressources pour investiguer pour vous
Améliorer les prises de décision et les investigations
En fonction de si nous adressons le sujet au niveau d'un groupe ou d'un site, nous aurons une approche en 2 ou 3 étapes
#1 - Restructuration au niveau groupe
L’objectif de cette phase sera de définir au niveau Groupe le nouveau mode de fonctionnement, les règles, principes directeurs et attendus à l’échelle de chaque site. Durant ce travail sera défini ce qui doit être imposé aux sites et ce qui devra être adapté à chaque site.
#2 - Adaptation sur un site (pilote)
L’objectif de cette phase sera d'adapter les outils au fonctionnement et aux particularités du site. A l’issue de l’adaptation pour le site pilote, nous préparerons avec le site, le draft de la procédure spécifique au site et alignée avec les exigences de la procédure Groupe.
#3 - Coaching du site (pilote)
L’objectif de cette phase sera de coacher des binômes du site à la nouvelle méthode d’investigation.
Mettre en place un pilotage efficace des déviations
Notre méthodologie s'appuie sur le développement des compétences des collaborateurs sur le site. L'objectif étant de rendre votre site autonome pour l'animation du pilotage des déviations, et ainsi ancrer durablement la démarche dans les pratiques du quotidien.
Notre approche permet d'avoir rapidement des points de pilotage en place, dès la 3ème semaine vous commencez déjà à piloter et reprendre le contrôle. Cependant nous assurons un accompagnement dans la durée car selon la taille de votre back-log, la situation peut être longue à rattraper.
Revoir l'organisation pour dédier des investigateurs aux déviations
Il s'agit d'un projet d'organisation. Ce genre de projet nécessite une attention particulière, notamment dans la préparation de la nouvelle organisation. Ce type de projet se déroule en 2 grandes phases :
#1 - Préparation de l'organisation
L'objectif de cette est de préparer le changement d'organisation. C'est une étape cruciale et qui nécessite de prendre en compte la charge de travail, les compétences et les envies.
#2 - Accompagnement de l'organisation
Cette phase consiste à accompagner les investigateurs dans leur nouveau rôle. Evidement la formation à la méthode d'investigation se déroule selon l'approche de coaching à l'investigation.
Assurer un renfort de ressources pour investiguer pour vous
❌Vous avez un encours de déviation qui a augmenté ou un back-log important que vous n'arrivez plus à prendre en charge seul ?
❌Il y a eu un départ dans l'équipe d'investigation du site et vous avez besoin d'une ressource temporaire le temps d'assurer le recrutement ?
❌Vous avez une nouvelle activité qui a/va augmenté/er le nombre de déviations dans les prochaines semaines et vous souhaitez un renfort de ressources pour anticiper ?
Ces sujets sont récurrents... Mais la principale difficulté, c'est de trouver quelqu'un de rapidement opérationnel!
A l'académie de la Qualité efficace, l'investigation des déviations est l'un de nos positionnements forts.
Nous avons donc une équipe prête à intervenir, formée spécifiquement sur ce sujet et à la méthode ELEMENTAIRE. Non seulement vous avez quelqu'un de rapidement opérationnel, mais en plus vous pouvez enclencher le changement vers une méthode plus efficace!
Accompagnement
sur site
Selon vos attentes et les différents axes que vous souhaitez développer, nous venons assurer un accompagnement sur votre site jusqu'à l'autonomie de vos équipes.
Selon l'axe que vous souhaitez aborder, un accompagnement sur site peut se faire entre 3 semaines et 6 mois.
Nous assurons un suivi dans le temps après notre intervention.
Accompagnement mix entre distanciel et sur site
Selon vos attentes et les différents axes que vous souhaitez développer, nous assurons un accompagnement à la fois sur site et à distance jusqu'à l'autonomie de vos équipes.
Selon l'axe que vous souhaitez aborder, un accompagnement sur site peut se faire entre 3 mois et 6 mois.
Nous assurons un suivi dans le temps après notre intervention.
Abonnement
annuel
Suite à nos 5 ans + d'expérience avec la méthodologie, nous proposons à nos clients des abonnements annuels, mixant formation en ligne, séances de coaching de groupe, individuel, et support à l'investigation.
Parfait pour assurer la durabilité de la démarche malgré les turnovers ou bénéficier d'une expertise ponctuelle.
Une relation de partenaire dans le temps.
Masterclass et formation en ligne
Les Masterclass propose de regrouper plusieurs sites sur le sujet et mix une dizaine de séances de groupe intersite et une dizaine de séances par site pour vous donner les clés pour mettre en place la démarche sur votre site.
Nous avons 2 Masterclass sur ce thème.
Les 2 masterclass sont accompagnées de la formation en ligne.
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