GARDER LE CAP

Arrêtez de perdre votre énergie à gérer des Déviations, CAPA et Change Control en retard, pilotez et animez pour garder le contrôle à tout moment

Chaque mois, vous devez gérer et rendre des comptes sur vos déviations, CAPA et Change Control en retard ?

Vous avez tout essayé, mais les personnes en charge des différents dossiers sont toujours en retard,

Vous avez l'impression que vous avez de plus en plus de dossiers encours sur ces différents sujets,

Quand vous préparez une inspection, vous tombez sur des vieux dossiers et ça vous inquiète ?

Si ce sont des questions que vous vous posez, GARDER LE CAP est la solution pour vous

Les problèmes récurrents

Les résultats attendus d'un accompagnement GARDER LE CAP

Les résultats présentés ci-dessous sont des résultats réels sur des sites de production où la démarche a été mise en place. La rapidité d'obtention des résultats dépend de la taille du back-log initiale

Les problèmes récurrents
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Ils nous ont fait confiance pour mettre en place le programme SENTINELLE,

EUROAPI pharma
MERCK pharma

Les problèmes récurrents que l'on rencontre sur tous les sites de production pharmaceutique

Des back-logs de déviations, CAPA et Changes Control

Pilotage et management

Régulièrement, sur les sites, on observe des back-log sur ces 3 sujets. Des déviations, CAPA, Change Control en retard... Parfois même des sujets en retard depuis plusieurs mois, voir années...

Votre amélioration Qualité est en panne et vous ne traitez plus que l'urgent pour ne pas bloquer la libération, ou pire votre libération prend aussi du retard!

Des task-forces pour nettoyer au moins 1 fois par an

Avec la pression du quotidien et les sujets en retard, vos équipes n'ont vraiment pas le temps de traiter ces vieux dossiers... Résultat, régulièrement, vous devez organiser des journées voir des semaines complètes pour mobiliser tout le monde et clôturer ces dossiers.

Votre site fonctionne par "à coup" et votre performance et vos équipes en souffre.

On vous dit qu'on a pas le temps de traiter les sujets et on fait des reports

Pilotage et management

Avec tous ces sujets en retard, vos équipes semblent toujours "sous l'eau". Un nouveau projet? On ne peut pas! Une CAPA à faire? "Il faut voir avec une autre personne car je ne pourrais pas la faire"...

Au final, il devient difficile de gérer la charge/ capacité des équipes car il y a toujours un dossier à traiter. Et pendant ce temps la situation ne s'améliore pas.

Le pilotage passe par des mails automatiques générés par le QMS

Pilotage et management

Le pilotage par les mail est un fléau pour ces processus! Pas besoin de pilotage, le QMS envoie des mails pour chaque tâche et chaque relance... Chaque collaborateur a son "tableau de bord" avec ses tâches attribués.

Sauf que cette pratique ne marche pas. Les collaborateurs croulent sous les mails et quand ils ouvrent le QMS ils se prennent un pic de stress!

Vous ne pilotez pas ou peu vos systèmes Qualité (Déviation, CAPA et Change Control)

Sur les sites, en règle générale, les déviations, CAPA et Change Control ne sont pas ou peu pilotés, mais ils sont "tirés" par les retards ou les impératifs de libération. L'avancement des actions n'est pas anticipé, et on apparait le syndrome de l'étudiant : "on commence 1 jour avant la fin"

Résultat, vous accumulez du retard et parfois même, certains sujets sont "oubliés"...

Notre vision

La vision de l'Académie de la Qualité efficace pour reprendre la main sur ces 3 process, éviter les retards et garder le contrôle

SAVEZ-VOUS COMBIEN DE DEVIATIONS, CAPA OU CHANGE CONTROL SONT EN COURS A L'INSTANT SUR VOTRE SITE?

Cette question simple est un premier élément de diagnostic sur votre maîtrise de ses processus et de leur pilotage.

Si vous n'êtes pas capable d'avoir cette information en moins de 5 minutes, alors votre pilotage est probablement pas efficace ou inexistant!

Connaître l'encours est indispensable pour bien piloter!

L'encours et son évolution, l'indicateur clé de la performance de vos process Qualité

L'encours de déviation, CAPA et Change Control et surtout son évolution dans le temps, semaine après semaine, mois après mois, va vous donner une vision directe de la santé de vos processus. Vous serez confronté à 3 possibilités :

Pilotage et management

Si l'encours est stable alors vous êtes à l'équilibre, votre équipe arrive à prendre en charge le flux normal. Attention au pic de charge qui pourrait facilement déstabiliser la situation.

Pilotage et management

Si l'encours augmente, attention danger. Votre équipe n'arrive plus à prendre en charge le flux normal des sujets. Les temps de traitement vont s'allonger et la Qualité du traitement des sujets se dégrader.

Pilotage et management

Si l'encours diminue, alors vous êtes en train de prendre le contrôle sur votre processus, la situation s'améliore petit à petit.

Pilotage et management

Evaluez par vous même la situation sur votre processus des déviations grâce à notre outil gratuit de diagnostic.

Pilotage et management

Evaluez par vous même la situation sur votre processus des CAPA grâce à notre outil gratuit de diagnostic.

Un management visuel visible par tous

Pour un pilotage efficace, la première chose nécessaire est d'avoir un management visuel, affichés directement sur le terrain. Ainsi, en passant devant, en un coup d'œil il est possible de connaitre la situation et d'identifier rapidement les dossiers bloqués.

Le pilotage visuel doit permettre d'afficher les actions prises pour débloquer les sujets bloqués. Il doit être simple à mettre à jour.

Le management visuel est adapté au processus, il sera différent pour les déviations, les CAPA et les Change Control.

Il peut être physique, un tableau blanc, avec le visuel adapté ou digital, avec un écran tactile pour faire prendre les notes directement sur le visuel.

Pilotage et management

Un rituel à la bonne fréquence pour faire avancer les sujets

Pilotage et management

Le management visuel et les indicateurs, sans le rituel, ne servent à rien. Le rituel est un point rapide, au cours du quel les acteurs clés sont réunis, devant le management visuel.

L'objectif du rituel est de faire prendre et suivre des actions pour débloquer les sujets bloqués. Il ne s'agit pas d'aborder le fond des sujets mais bien de faire avancer les sujets.

Nous structurons les rituels en définissant les bons participants, l'ordre du jour et le rôle de chacun.

En règle général, sur ces différents sujets l'organisation des rituels est la suivante :

  • Déviation : 15 minutes tous les jours
  • CAPA : 30 minutes toutes les semaines
  • Change Control : 30 minutes toutes les semaines

L'automatisation du traitement des données pour mettre à jour les informations

Nous avons développé un outil de traitement des données qui vous permet de gagner du temps.

Si vous ne souhaitez pas interconnecter votre système avec notre outil, vous n'aurez qu'une extraction à faire pour préparer les rituels pour mettre à jour les données.

Si vous souhaitez interconnecter votre système avec notre outil, vous n'aurez aucune action à faire.

Vous disposez ainsi de vos KPI à jour en temps réel, à tout moment pour une charge de travail négligeable, voir nulle. Plus besoin de passer 1 journée ou plus chaque mois pour faire vos reporting!

Pilotage et management
Les problèmes récurrents

Notre méthodologie pour mettre en place les pilotages des processus Qualité clés

Notre méthodologie s'appuie sur le développement des compétences des collaborateurs sur le site. L'objectif étant de rendre votre site autonome pour l'animation du pilotage des processus, et ainsi ancrer durablement la démarche dans les pratiques du quotidien.

Notre approche permet d'avoir rapidement des points de pilotage en place, dès la 3ème semaine vous commencez déjà à piloter et reprendre le contrôle. Cependant nous assurons un accompagnement dans la durée car selon la taille de votre back-log, la situation peut être longue à rattraper.

Pilotage et management

En amont du projet, nous fournissons :

Un état précis des charges à passer par chacun des acteurs impliqués sur le site (acteurs clé, experts erreurs humaines)

Pour préparer le projet, nous fournissons :

Un planning détaillé à la journée

Pendant le projet, nous fournissons :

Un ou plusieurs tableaux de pilotage sur mesure pour chaque process avec l'ensemble des éléments pour le faire vivre

Un outil Excel par processus pour faire vivre le pilotage et vous donner facilement vos KPI