Maîtrisez les gestes et les connaissances de vos équipes pour réduire les erreurs et améliorer l'efficacité opérationnelle grâce à un SYSTEME DOCUMENTAIRE ET DE FORMATION
centré sur les utilisateurs
Vous croulez sous les documents... Avant de prendre son poste, un opérateur doit lire des centaines de documents.
Vos documents sont des procédures type ! Beaucoup d'écrits, qui laissent place à l'interprétation !
Former les nouveaux arrivants sur un poste est long et difficile...
Et avec le turnover, vous avez l'impression qu'il y a une perte de maîtrise du geste des opérateurs ?
En plus de ça, vous avez des intérimaires qui sont là sur une durée limitée, et la formation peut vite devenir compliquée ?
Et malgré tout ce que vous avez en place, il y a encore des erreurs opérationnelles et des difficultés à cadrer les activités...
Bref, vous avez l'impression de dépenser une énergie folle dans des documents et des formations, juste parce qu'il faut le faire mais pas parce que ça vous aide ?
Si vous êtes dans ce cas, notre méthodologie SMART SKILLS peut vous aider à transformer votre système documentaire et de formation en un outil utile et utilisé sur le terrain !
Taux d'efficacité Documentaire et de Formation passant de 10-15% à 65-70%
Réduction d'une partie des erreurs humaines liées à des manques documentaire ou de formation
Jusqu'à -30% de documents, -30% de pages et -70% de mots pour les systèmes conventionnels
Délai du parcours d'intégration d'un nouvel arrivant réduit de 20% à 40% selon le profil
On fait des documents et des formations pour les inspecteurs
Les documents et les modules de formation sont conçus car c'est demandé dans les réglementations (BPF, GMP, etc...).
Ce qui amène à des documents formalisés principalement sous forme de procédure textuelle indigeste.
Les formations sont poussées soit en salle pour des connaissances génériques, soit par des tuteurs qui n'ont pas forcément en tête l'ensemble des points à vérifier.
Les informations ne sont pas disponibles facilement
Les documents sont stockés, dans une armoire, dans la GED. Ils ne sont pas disponibles au poste de travail. Lorsqu'un opérateur a besoin d'une information pour ne pas faire d'erreur, s'il ne sait pas où la trouver, facilement, il n'ira pas la chercher et fera "de mémoire"...
Mais l'accessibilité, c'est aussi la compréhension des informations. Si un opérateur trouve facilement l'information mais qu'elle n'est pas compréhensible, l'opérateur fera "de mémoire"...
La perte de contrôle des connaissances par la "chaîne de formation"
Si votre expert remplisseuse a été formé par votre fournisseur, au bout de quelques temps, il aura retenu 50% du contenu. Lorsqu'il formera vos équipes, il les formera avec les 50% retenus du fournisseur et 50% de ses pratiques à lui.
Puis un nouveau formateur est identifié dans l'équipe, il aura tendance à former de la même manière que votre expert... Après un calcul savant après seulement 2 maillons de la chaîne, on est sur 25% des informations du fournisseur et 75% sur l'habitude des équipes... Que l'on ne maîtrise pas !
Le maintien à jour est lourd et très rigide
Sur certain site, modifier un document c'est 120 jours minimum juste pour l'approbation du document. Cette rigidité coupe toute amélioration et démotive les équipes... Résultats des dérives de "bon sens" sans risque apparaissent dans le quotidien. Et petit à petit ça devient une habitude... Les documents ne servent plus à rien...
Bien sûr certains document ne sont pas fait pour évoluer tout le temps, mais pour d'autre il faut cette flexibilité!
3 critères pour définir le vrai besoin documentaire et en formation
Quand est-ce que l'on a besoin de document ? Et où ? Quelle tâche nécessite quel type de formation ? Des questions importantes et qui ne sont jamais prises en compte lors de la conception du système documentaire et de formation.
Pourtant, un opérateur expérimenté, qui fait une tâche simple tous les jours, n'ira pas lire les documents qui expliquent cette tâche. C'est un fait qu'il faut accepter ! Une tâche critique ou complexe faite tous les 6 mois ne nécessite pas la même approche de formation et de suivi qu'une tâche simple faite tous les jours.
Analyser et concevoir le système documentaire et de formation doit impérativement prendre en compte les 3 critères suivants : Fréquence, Complexité/Criticité, et l'expérience
Structurer l'information pour en améliorer l'accessibilité
Il faut créer des réflexes dans la recherche d'information. Et quand on parle d'information, on retrouve le fameux QQOQCCP. Toute information est soit du Quoi, du Quand, du Où, du Qui, du Comment, du Combien et du Pourquoi.
Structurer clairement l'information dans des documents différents permet de faciliter la recherche d'information.
Niveau 1 Procédure chapeau = Pourquoi, principes directeurs et cadre d'un process
Niveau 2 Instruction = Qui fait quoi et quand (et intègre le combien pour les recettes)
Niveau 3 Mode opératoire = Comment
Moins de mots, plus de schéma, voire d'animation
Les procédures texte ne sont pas compréhensibles. Certains l'ont compris depuis longtemps, alors autant s'inspirer d'eux : Lego et Ikea !
Chaque type de document va avoir sa mise en forme adaptée à son utilisation.
Niveau 1 = Texte, avec des phrases courtes + Schémas directeurs
Niveau 2 = Schéma de process ou Tableau
Niveau 3 = Format notice de lego
Le futur ? Vidéo ou pas vidéo ? GED ?
Tout le monde se pose des questions sur le futur, l'industrie 4.0 etc... Mais alors quel est le futur de la documentation ? Procédure vidéo ? Système documentaire au bout du doigt ?
Notre position est assez stricte. Nous ne croyons pas aux procédures vidéo. Trop compliqué, trop cher et pas si accessible pour les utilisateurs.
Les documents interactifs avec des schémas animés sont beaucoup plus prometteurs. Encore plus s'ils sont intégrés dans une application centrée utilisateur et simple d'utilisation !
La pratique délibérée pour augmenter la maîtrise du geste
Basées sur les critères Fréquence, Complexité/Criticité, Expérience, certaines tâches nécessite une maîtrise très précise.
La meilleure manière dans ce cas, c'est d'appliquer la pratique délibérée, organiser la création de réflexe par la répétition consistante.
Cette approche s'applique sur certaines activités uniquement.
Les observations de tâches, pour "contrôler" la formation dans le temps
Toujours basé sur les mêmes critères, il convient d'organiser des observations de tâche régulières sur certaines activités.
L'observation de tâche permettra dans un premier de temps d'assurer l'habilitation, mais peut aussi s'organiser dans le temps pour conserver l'habilitation sur des tâches plus critique.
Un projet de refonte du système documentaire et de formation est un projet ambitieux. Il faut en avoir conscience car en fonction de votre objectif, il est possible de réaliser une amélioration localisée ou complète. Dans le deuxième cas, il faut être prêt en termes de ressources et de budget sur une durée non-négligeable.
Partant de ce constat, notre approche est flexible, entre une amélioration localisée ou complète et se déroulera en plusieurs phases.
#1 - Analyse de la situation et définition du scope
L’objectif de cette phase est d'évaluer votre situation et vous aider à définir l'ambition que vous avez vis-à-vis de la transformation du système documentaire et de formation. Pour cela, nous prenons 3 thèmes de votre activité, un process de production, un process Qualité et un process support, que nous décortiquons et sur la base desquels nous évaluons les enjeux, les impacts, les risques et les premiers éléments de dimensionnement du projet.
#2 - Structuration et la cible du scope
Sur la base d'un périmètre limité, nous réalisons l'ensemble des éléments nécessaires (documentation et formation) pour définir la structure cible et les supports cibles qui serviront de base d'exemple pour les personnes coachées par la suite.
#3 - Réalisation d'un POC en mode coaching
Sur la base du périmètre limité et de l'évaluation de la charge de travail des coachés, réalisation complète des supports (documentation et formation) nécessaires pour compléter le "Proof of concept". A l'issue de cette phase, vous disposez d'un périmètre avec une approche complètement changée sur la documentation et la formation.
#4 - Déploiement du nouveau système
Lors de cette phase, vous allez déployer l'approche périmètre par périmètre. Nous assurons la transition lors des changements d'acteurs sur le projet et nous assurons le pilotage du projet.
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