Arrêtez de perdre votre énergie à gérer des Déviations, CAPA et Change Control en retard, pilotez et animez pour garder le contrôle à tout moment
Chaque mois, vous devez gérer et rendre des comptes sur vos déviations, CAPA et Change Control en retard ?
Vous avez tout essayé, mais les personnes en charge des différents dossiers sont toujours en retard,
Vous avez l'impression que vous avez de plus en plus de dossiers encours sur ces différents sujets,
Quand vous préparez une inspection, vous tombez sur des vieux dossiers et ça vous inquiète ?
Si ce sont des questions que vous vous posez, GARDER LE CAP est la solution pour vous
Les résultats présentés ci-dessous sont des résultats réels sur des sites de production où la démarche a été mise en place. La rapidité d'obtention des résultats dépend de la taille du back-log initiale
Régulièrement, sur les sites, on observe des back-log sur ces 3 sujets. Des déviations, CAPA, Change Control en retard... Parfois même des sujets en retard depuis plusieurs mois, voir années...
Votre amélioration Qualité est en panne et vous ne traitez plus que l'urgent pour ne pas bloquer la libération, ou pire votre libération prend aussi du retard!
Avec la pression du quotidien et les sujets en retard, vos équipes n'ont vraiment pas le temps de traiter ces vieux dossiers... Résultat, régulièrement, vous devez organiser des journées voir des semaines complètes pour mobiliser tout le monde et clôturer ces dossiers.
Votre site fonctionne par "à coup" et votre performance et vos équipes en souffre.
Avec tous ces sujets en retard, vos équipes semblent toujours "sous l'eau". Un nouveau projet? On ne peut pas! Une CAPA à faire? "Il faut voir avec une autre personne car je ne pourrais pas la faire"...
Au final, il devient difficile de gérer la charge/ capacité des équipes car il y a toujours un dossier à traiter. Et pendant ce temps la situation ne s'améliore pas.
Le pilotage par les mail est un fléau pour ces processus! Pas besoin de pilotage, le QMS envoie des mails pour chaque tâche et chaque relance... Chaque collaborateur a son "tableau de bord" avec ses tâches attribués.
Sauf que cette pratique ne marche pas. Les collaborateurs croulent sous les mails et quand ils ouvrent le QMS ils se prennent un pic de stress!
Vous ne pilotez pas ou peu vos systèmes Qualité (Déviation, CAPA et Change Control)
Sur les sites, en règle générale, les déviations, CAPA et Change Control ne sont pas ou peu pilotés, mais ils sont "tirés" par les retards ou les impératifs de libération. L'avancement des actions n'est pas anticipé, et on apparait le syndrome de l'étudiant : "on commence 1 jour avant la fin"
Résultat, vous accumulez du retard et parfois même, certains sujets sont "oubliés"...
Cette question simple est un premier élément de diagnostic sur votre maîtrise de ses processus et de leur pilotage.
Si vous n'êtes pas capable d'avoir cette information en moins de 5 minutes, alors votre pilotage est probablement pas efficace ou inexistant!
Connaître l'encours est indispensable pour bien piloter!
L'encours de déviation, CAPA et Change Control et surtout son évolution dans le temps, semaine après semaine, mois après mois, va vous donner une vision directe de la santé de vos processus. Vous serez confronté à 3 possibilités :
Si l'encours est stable alors vous êtes à l'équilibre, votre équipe arrive à prendre en charge le flux normal. Attention au pic de charge qui pourrait facilement déstabiliser la situation.
Si l'encours augmente, attention danger. Votre équipe n'arrive plus à prendre en charge le flux normal des sujets. Les temps de traitement vont s'allonger et la Qualité du traitement des sujets se dégrader.
Si l'encours diminue, alors vous êtes en train de prendre le contrôle sur votre processus, la situation s'améliore petit à petit.
Evaluez par vous même la situation sur votre processus des déviations grâce à notre outil gratuit de diagnostic.
Evaluez par vous même la situation sur votre processus des CAPA grâce à notre outil gratuit de diagnostic.
Pour un pilotage efficace, la première chose nécessaire est d'avoir un management visuel, affichés directement sur le terrain. Ainsi, en passant devant, en un coup d'œil il est possible de connaitre la situation et d'identifier rapidement les dossiers bloqués.
Le pilotage visuel doit permettre d'afficher les actions prises pour débloquer les sujets bloqués. Il doit être simple à mettre à jour.
Le management visuel est adapté au processus, il sera différent pour les déviations, les CAPA et les Change Control.
Il peut être physique, un tableau blanc, avec le visuel adapté ou digital, avec un écran tactile pour faire prendre les notes directement sur le visuel.
Le management visuel et les indicateurs, sans le rituel, ne servent à rien. Le rituel est un point rapide, au cours du quel les acteurs clés sont réunis, devant le management visuel.
L'objectif du rituel est de faire prendre et suivre des actions pour débloquer les sujets bloqués. Il ne s'agit pas d'aborder le fond des sujets mais bien de faire avancer les sujets.
Nous structurons les rituels en définissant les bons participants, l'ordre du jour et le rôle de chacun.
En règle général, sur ces différents sujets l'organisation des rituels est la suivante :
Nous avons développé un outil de traitement des données qui vous permet de gagner du temps.
Si vous ne souhaitez pas interconnecter votre système avec notre outil, vous n'aurez qu'une extraction à faire pour préparer les rituels pour mettre à jour les données.
Si vous souhaitez interconnecter votre système avec notre outil, vous n'aurez aucune action à faire.
Vous disposez ainsi de vos KPI à jour en temps réel, à tout moment pour une charge de travail négligeable, voir nulle. Plus besoin de passer 1 journée ou plus chaque mois pour faire vos reporting!
Notre méthodologie s'appuie sur le développement des compétences des collaborateurs sur le site. L'objectif étant de rendre votre site autonome pour l'animation du site sur l'animation du pilotage des processus, et ainsi ancrer durablement la démarche dans les pratiques du quotidien.
Notre approche permet d'avoir rapidement des points de pilotage en place, dès la 3ème semaine vous commencez déjà à piloter et reprendre le contrôle. Cependant nous assurons un accompagnement dans la durée car selon la taille de votre back-log, la situation peut être longue à rattraper.
✅Un état précis des charges à passer par chacun des acteurs impliqués sur le site (acteurs clé, experts erreurs humaines)
✅Un planning détaillé à la journée
Pendant le projet, nous fournissons :
✅Un ou plusieurs tableaux de pilotage sur mesure pour chaque process avec l'ensemble des éléments pour le faire vivre
✅Un outil Excel par processus pour faire vivre le pilotage et vous donner facilement vos KPI
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