Cas client · Change control

Change control : 697 actions remises sous pilotage en un été

Des centaines d’actions de change control ouvertes, dont une partie sans responsable clair, et un processus réel éloigné de celui attendu par le groupe. En une journée d’atelier puis trois semaines d’animation, le site a retrouvé une vision partagée et un pilotage régulier.

Site pharmaceutique d’un groupe international · formes sèches et liquides2022Terminé

Les résultats

697actions de change control cartographiéesétat des lieux de départ

13 %des actions sans secteur responsableréattribuées pour être pilotées

1 jourd’atelier pour aligner processus et rôlesprocessus 2022-2023 et RACI

3 sem.pour lancer et ajuster le pilotagepuis coaching des animateurs jusqu’à fin septembre

État des lieux réalisé lors de l’atelier de lancement, au printemps 2022.

Le point de départ

697 actions de change control ouvertes, dont 65 % portées par l’assurance qualité et l’assurance qualité fournisseurs.
93 actions (13 %) sans secteur responsable identifié : personne ne les suivait vraiment.
Un processus réel différent de celui attendu par le corporate qualité, et des rôles flous entre créateur, AQ et experts.
Aucune règle commune pour prioriser : tout semblait urgent au même niveau.

Ce que nous avons fait ensemble

Mai 2022Aligner en une journéeLe processus réel construit avec les équipes, les difficultés listées, la comparaison avec le processus attendu par le groupe, puis le processus 2022-2023 et le RACI.
Prioriser simplementUne échelle d’impact en 3 types (produire, conformité réglementaire, stratégie) croisée avec la charge estimée en jours, pour fixer 3 niveaux de priorité.
Séparer le backlogLes changements en retard suivis dans un pilotage dédié, pour ne pas freiner les nouveaux.
Répartir le suivi3 pilotages spécifiques pour l’AQ système, l’AQ et l’AQ fournisseurs ; les autres actions réattribuées aux services (contrôle qualité, formes sèches, formes liquides).
22 juin 2022Lancer et transmettreMise en place du pilotage, 3 semaines d’animation et d’ajustement, puis coaching des animateurs internes jusqu’à fin septembre.

Où se trouvaient les 697 actions

Nombre d’actions de change control ouvertes par secteur, lors de l’état des lieux.

Assurance qualité

278

AQ fournisseurs

171

Sans secteur

Contrôle qualité

Transverse

Formes sèches

Formes liquides

Supply chain

Ingénierie

Une échelle d’impact commune

chaque changement classé selon ce qu’un retard empêcherait : produire, rester conforme, ou avancer sur la stratégie.

Une charge chiffrée

de 0,25 à 60 jours selon la difficulté, pour planifier ce qui est réaliste.

Des rôles clairs

un RACI partagé entre créateurs, AQ, experts et services.

Des actions suivies comme les CAPA

dans chaque secteur, au même format et toutes les deux semaines.

Ce que nous en retenons

Le change control se grippe rarement par manque de compétences : il se grippe parce que personne ne voit l’ensemble et que tout a la même priorité. Une cartographie honnête du portefeuille, des règles de priorisation simples et un pilotage au plus près des secteurs suffisent à remettre le flux en mouvement.

Les approches utilisées

Change control

Nos conseils si vous vous lancez

Commencez par l’état des lieux : savoir qui porte quoi révèle souvent une part importante d’actions orphelines.
Traitez le backlog à part : il ne doit pas ralentir les changements qui arrivent.

Vos change controls s’accumulent ?

Parlons de votre portefeuille : nous faisons ensemble l’état des lieux et posons les bases d’un pilotage simple.

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