Expertise documentation et formation · approche SMART
Une documentation et une formation réellement utiles au poste de travail
Des procédures de cinquante pages que personne ne lit, des formations faites parce qu’il faut les faire, et des gestes qui dérivent au fil des tuteurs. Nos principes pour remettre l’utilisateur au centre, et notre partenaire Sinfony pour les déployer.
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Vous reconnaissez votre système documentaire ?
- Avant de prendre son poste, un opérateur doit lire des centaines de documents.
- Des procédures textuelles, écrites pour les inspecteurs, qui laissent place à l’interprétation.
- L’information n’est pas au poste de travail : on fait de mémoire.
- Former un nouvel arrivant ou un intérimaire est long et difficile.
- De tuteur en tuteur, le geste dérive : après deux maillons, il ne reste qu’un quart de la formation d’origine.
- Modifier un document prend des mois, alors les pratiques s’en éloignent.
Nos 4 principes pour une documentation et une formation utiles
1Définir le vrai besoin avec 3 critères
Un opérateur expérimenté qui fait une tâche simple tous les jours ne lira pas sa procédure : c’est un fait qu’il faut accepter. Une tâche critique réalisée tous les six mois demande une tout autre approche.
2Structurer l’information pour la rendre accessible
Toute information répond à une question : quoi, qui, où, quand, comment, combien, pourquoi. La ranger dans des niveaux de documents distincts crée des réflexes de recherche.
3Moins de mots, plus de schémas, voire d’animation
Les procédures textuelles ne se comprennent pas. Lego et Ikea l’ont compris depuis longtemps : chaque type de document a sa mise en forme, adaptée à son usage.
4Des observations de tâches pour vérifier la formation dans le temps
Sur les activités qui le justifient, des observations régulières servent d’abord à habiliter, puis à maintenir l’habilitation sur les tâches les plus critiques.
| Niveau | Ce qu’il contient | Sa forme |
|---|---|---|
| 1 · Procédure chapeau | Le pourquoi, les principes directeurs et le cadre d’un processus | Du texte en phrases courtes, avec des schémas directeurs |
| 2 · Instruction | Qui fait quoi et quand, et combien pour les recettes | Un schéma de processus ou un tableau |
| 3 · Mode opératoire | Le comment, geste par geste | Un format de notice de montage, très visuel |
Pour transformer votre système, nous travaillons avec Sinfony
Sinfony est spécialiste de la documentation et de la formation dans l’industrie pharmaceutique. C’est elle qui déploie ces principes à l’échelle de votre site :
- des procédures simplifiées que les équipes lisent vraiment,
- des formations courtes et digitales, adaptées à chaque profil,
- un système documentaire et de formation unique, plus facile à maintenir.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes sur la documentation et la formation
Pourquoi les procédures ne sont-elles pas lues au poste de travail ?
Parce qu’elles sont écrites pour les inspecteurs plutôt que pour les utilisateurs : longues, textuelles, rangées loin du poste. Quand l’information n’est ni facile à trouver ni facile à comprendre, l’opérateur fait de mémoire.
Comment définir le vrai besoin en documentation et en formation ?
Avec trois critères : la fréquence de la tâche, sa complexité ou sa criticité, et l’expérience de la personne. Une tâche critique réalisée tous les six mois ne se documente ni ne se forme comme une tâche simple réalisée tous les jours.
Faut-il passer aux procédures vidéo ?
Rarement : elles sont lourdes à produire, à mettre à jour et à consulter. Des documents interactifs, avec des schémas animés et intégrés dans une application simple, sont bien plus prometteurs.
Comment vérifier qu’une formation tient dans le temps ?
Avec des observations de tâches régulières, sur les activités qui le justifient. Elles servent d’abord à habiliter, puis à maintenir l’habilitation sur les tâches les plus critiques.
Qui déploie la refonte documentaire et de formation ?
Notre partenaire Sinfony, spécialiste de la documentation et de la formation dans l’industrie pharmaceutique. Nous intervenons en complément sur les sujets qui y sont liés : erreurs humaines, dossiers de lot et culture qualité.
Vos documents et vos formations vous coûtent plus qu’ils ne vous aident ?
Parlons-en : nous vous orienterons vers la bonne approche, avec Sinfony ou avec nos expertises.