Cas client · Documentation et formation
Documentation opérationnelle : passer d’une chance sur 4 à 7 sur 10 de trouver la bonne information
Les instructions étaient bien affichées aux postes, mais difficiles à comprendre sans explication. Avec une preuve de concept sur une ligne d’assemblage, le site a redéfini ses règles documentaires pour que chaque document devienne un vrai outil pour les opérateurs.
Les résultats
Le point de départ
- Les informations étaient globalement présentes et affichées au poste : 86 % trouvées.
- Mais seulement 39 % étaient compréhensibles sans explication, et 77 % à jour.
- Au total, 1 chance sur 4 de trouver et comprendre l’information utile, au bon moment et à jour.
- Modifier un document demandait plus de 7 jours de travail, et sa revue tous les 3 ans encore 3,5 jours.
Ce que nous avons fait ensemble
- Sept. 2020InitierUne journée pour que les acteurs du projet se projettent dans un système documentaire efficace.
- CartographierLe process en niveau 1 (macro-étapes) et niveau 2 (qui fait quoi, quand), avec les équipes.
- Mesurer et prioriserLe Taux d’Efficacité Documentaire au poste et le coût du système documentaire, pour choisir les documents à réécrire en premier.
- Écrire autrement3 documents de niveau 3 rédigés en coaching : actions courtes, numérotées, au verbe d’action, avec pictogrammes outils et EPI.
- Janv. 2021Fixer les règlesUn atelier d’alignement de 2,5 jours pour décider des principes communs, puis une vidéo de communication tournée avec un collaborateur du site.
- 2021ConsoliderUne deuxième ligne cartographiée et rédigée avec plus d’autonomie, l’Académie n’intervenant plus que pour ajuster.
Trouver la bonne information, au bon moment
Taux d’Efficacité Documentaire, en pourcentage. La moyenne est mesurée sur plus de 20 sites ; la cible est celle fixée pour la nouvelle documentation.
Les règles retenues par le site
conçus pour que les opérateurs travaillent en autonomie, en sécurité et sans erreur.
l’opérateur en formation, l’observateur qualité ou EHS, et l’opérateur expérimenté sur une tâche rare : 90 % des usages.
le niveau 2 et le niveau 3 réunis, avec le qui-fait-quoi sur une seule page au format paysage.
des rédacteurs techniques et des dessinateurs pour écrire, les ingénieurs pour valider.
Ce que nous en retenons
L’objectif n’était pas de réduire le coût du système documentaire, mais d’augmenter son efficacité. Mesurer le Taux d’Efficacité Documentaire a rendu le problème visible : l’information existait, elle n’était simplement pas utilisable. Chaque ligne réécrite accélère la suivante.
Les approches utilisées
Nos conseils si vous vous lancez
- Mesurez avant de réécrire : le Taux d’Efficacité Documentaire montre où l’information se perd.
- Commencez par une ligne pilote : les règles validées sur le terrain se déploient bien plus vite ensuite.
Vos opérateurs ne trouvent pas la bonne information ?
Parlons de votre documentation : nous mesurons ensemble son efficacité réelle au poste.